Le cycle comptable au premier niveau
Dans une entreprise qui désire être ordonnée, les étapes hebdomadaires, puis mensuelles devraient être effectuées avec rigueur et régularité. Le risque de perdre des données financières est beaucoup plus grand si nous ne traitons pas journalièrement les informations comptables et ne « fermons » pas les mois de façon systématique. De plus, en ne mettant pas à jour les transactions comptables, l’information financière est erronée et moins précise.
Quelles sont donc les étapes du cycle comptable hebdomadaire ?
La première étape est la collecte des documents et des transactions. Les factures et les reçus sont les documents à récolter. Il importe d’être bien structuré afin de ne pas perdre de documents.
La seconde étape est l’enregistrement comptable c’est-à-dire la saisie de données. Chaque transaction est enregistrée dans le système comptable choisi. Il peut s’agir d’un logiciel comptable largement utilisé, tel que Quickbooks, Acomba,etc, ou encore un logiciel spécialisé pour un domaine précis. Le logiciel Excel peut également être un bon outil pour enregistrer les transactions.
Parmi les transactions à enregistrer, il y a les encaissements et les décaissements, ainsi que les factures de ventes et les factures d’achat.
La troisième étape sera la réconciliation des comptes. Il s’agit de regarder si le ou les relevés bancaires correspondent aux dépôts et retraits enregistrés au grand livre. En faisant une conciliation hebdomadaire, il est beaucoup plus simple de relever les erreurs possibles et les incongruences.
La quatrième étape est la production de rapports financiers. Les différents rapports sont : l’état des résultats, le Bilan et l’état des flux de trésorerie.
L’état des résultats établit vos revenus générés et vos charges d’exploitation afin de vous donner votre bénéfice net ou vos pertes nettes. Le Bilan est une photo de votre compagnie à une date donnée. Il vous renseigne sur les actifs (ce que vous possédez), les passifs (ce que vous devez à vos fournisseurs) et les capitaux propres (les avoirs du propriétaire). L’état des flux de trésorerie est vous informe sur les mouvements de vos liquidités financières, les entrées et sorties réelles d’argent.[1]
Les états financiers, c’est crucial, dans le cycle comptable
Les états financiers sont très importants, mais si on n’en fait pas l’analyse financière, qui est la cinquième étape du cycle comptable, on ne tirera pas le maximum des informations importantes. En effet, il faut examiner les données financières pour identifier les problèmes potentiels, et pouvoir saisir les opportunités d’améliorations éventuelles. Effectivement, c’est en faisant l’analyse des états financiers que nous pourrons établir par exemple, qu’il y a une perte de revenus dans un département plutôt qu’un autre, ou encore que les dépenses sont trop élevées dans une catégorie et moins dans une autre. Nous pourrons également avoir une vue d’ensemble des actifs et des passifs de l’entreprise et ainsi avoir une bonne idée de la santé de l’entreprise.
Le cycle comptable hebdomadaire est essentiel à une comptabilité saine d’entreprise, mais il ne saurait être complet. Le cycle comptable mensuel qui s’en suit couvre une période de temps plus longue et comprend souvent des ajustements comptables plus complexes, comme les amortissements et les provisions.
Parfois, le langage comptable semble complexe et abstrait. Nous pourrions donc le comparer à un chantier de construction pour imager des termes spécifiques, et ainsi les rendre peut-être plus faciles à assimiler.
Le chantier des travaux de la comptabilité
Les étapes d’un chantier de construction sont : la planification, la préparation du site, la construction, le suivi et le contrôle, l’inspection et les tests et finalement la livraison et clôture. Si nous regardons en détail chacune de ces étapes afin de faire une comparaison avec le cycle comptable, on s’apercevra que la planification nous ramène au début du chantier de construction. Une phase de planification est nécessaire pour définir quel est le budget, les échéanciers, les ressources nécessaires et les objectifs à atteindre. La seconde étape d’un chantier de construction serait la préparation du site. Cette étape implique la préparation du terrain, la mobilisation d’infrastructures temporaires et la mise en place de l’équipement. Dans le cycle comptable, la collecte et l’enregistrement des données financières pourraient facilement être comparées à la collecte des ressources et à la préparation du site dans un chantier.
La phase de construction d’un chantier pourrait être comparée avec la réconciliation des comptes. Dans cette étape du cycle comptable, on s’assure que ce qui est comptabilisé est aussi réellement ce qui fait partie du relevé bancaire. Dans la phase de construction d’un chantier, les travaux physiques sont effectués, on commence à installer réellement les structures. On s’assure ainsi que ce que nous avions planifié correspond bien à la réalité de ce qui est fait.
Le suivi et le contrôle sont là pour s’assurer que les objectifs sont atteints. Et c’est exactement ce que l’on obtient avec la production des différents états financiers. C’est l’heure où toutes les transactions comptabilisées se retrouvent dans un document précis et les chiffres deviennent des résultats précis que l’on peut observer et réaliser si nous avons atteint les objectifs fixés.
L’inspection et le contrôle pourrait facilement être comparé à l’analyse financière. Avant la finalisation du chantier de construction, des inspections de qualité, des tests de conformités sont réalisés pour garantir que tout est conforme aux normes. L’analyse financière quant à elle est là pour pouvoir identifier (tout comme l’inspection du chantier) que tout est conforme aux attentes, que les chiffres contenus dans les états financiers, une fois analysés, nous démontrent les forces et les lacunes de notre santé financière et ce qu’il y a à améliorer.
La livraison et la clôture du chantier de construction.
Ce sont la finalisation du projet. La remise. Il pourrait s’agir en comptabilité de la remise au cabinet comptable qui approuvera les chiffres en les rendant public dans des rapports financiers annuels.
D’un point de vue comme de l’autre, que ce soit au niveau du cycle comptable ou du chantier de construction, si une seule étape est omise, tout peut s’écrouler. Il est donc primordial de s’assurer que chaque étape est effectuée avec soin et précision.
[1] Comptabilité 101. https://proprioexpert.ca/comptabilite-101/
